Contrats et prestations

Conditions générales de vente et de prestation de services

Les présentes conditions générales (ci-après les « Conditions générales ») s’appliquent à toute relation contractuelle entre Vyntelia SRL et ses clients pour la fourniture de services de culture numérique, d’audit, de conseil, d’ateliers ou d’accompagnement. Elles complètent, sauf stipulation contraire, les dispositions particulières figurant dans les devis, offres et contrats signés.

En cas de contradiction entre les Conditions générales et des conditions particulières expressément acceptées par les parties, ces dernières prévalent pour les points qu’elles régissent. Les conditions générales d’achat d’un client ne sont pas opposables à Vyntelia, sauf accord écrit contraire.

Article 1 – Identification des parties

Vyntelia SRL est une société de droit belge ayant pour activité principale l’accompagnement à la culture numérique et au changement organisationnel. Les clients sont des personnes morales (entreprises, administrations, associations, institutions) ou, plus rarement, des personnes physiques agissant pour leur propre compte.

Sauf mention expresse contraire, les prestations sont fournies à des fins strictement professionnelles. Lorsqu’un client agit en tant que consommateur au sens du droit belge et européen, certaines dispositions légales impératives peuvent s’appliquer en complément ou en dérogation aux présentes Conditions générales.

Article 2 – Offres, devis et conclusion du contrat

  1. Les offres et devis de Vyntelia sont en principe valables pour une durée limitée, précisée dans le document. À défaut d’indication, la validité maximale est de 30 jours calendrier.
  2. Les descriptions de services figurant sur le site ou dans des documents de présentation sont données à titre indicatif et ne constituent pas, en tant que telles, des offres fermes.
  3. Le contrat est conclu lorsque le client accepte l’offre par écrit (signature manuscrite ou électronique, e-mail de confirmation émanant d’un représentant habilité, bon de commande référant explicitement à l’offre).
  4. Toute modification ultérieure de la portée des prestations, du calendrier ou des ressources impliquées fait l’objet d’un accord écrit complémentaire (avenant, e-mail de confirmation) et peut entraîner une adaptation des tarifs.

Article 3 – Description des services

Vyntelia propose différents types de services, notamment : des parcours structurés de culture numérique, des audits de maturité, des ateliers ou séances ponctuelles, un accompagnement stratégique, ainsi que des interventions de sensibilisation. La nature, le périmètre et les livrables sont définis dans l’offre ou le contrat.

  • •Les parcours peuvent inclure des modules en présentiel, à distance, en format hybride, ainsi que des supports écrits ou numériques.
  • •Les audits donnent lieu à des livrables tels que des rapports, synthèses et recommandations, destinés à éclairer les décisions de l’organisation cliente.
  • •Les ateliers et interventions ponctuelles ont une durée limitée et sont organisés selon un programme communiqué à l’avance, susceptible d’ajustements raisonnables.

Sauf disposition contraire, Vyntelia est tenue à une obligation de moyens et non de résultat. Elle s’engage à mobiliser les compétences et ressources nécessaires pour réaliser les prestations avec diligence et professionnalisme, mais ne peut garantir un niveau déterminé de transformation organisationnelle, de performance ou de satisfaction des participants.

Article 4 – Prix, frais et révision tarifaire

Sauf mention contraire, les prix sont exprimés en euros, hors TVA et autres taxes éventuellement applicables. Les tarifs sont précisés dans l’offre ou le contrat et peuvent inclure, selon le cas, des forfaits, des tarifs journaliers ou horaires, ou des abonnements mensuels.

  • •Les frais de déplacement, de séjour, de location de salle, de restauration ou de matériel ne sont pas inclus par défaut et sont facturés selon les modalités convenues.
  • •Pour les contrats pluriannuels, une clause de révision ou d’indexation peut être prévue, notamment en fonction de l’évolution des coûts et d’indices de référence appropriés.
  • •Vyntelia se réserve le droit d’ajuster ses tarifs pour de nouvelles prestations ou pour des renouvellements contractuels, les adaptations ne s’appliquant pas rétroactivement aux contrats en cours sauf accord mutuel.

Article 5 – Facturation et paiement

Les modalités de facturation sont précisées dans l’offre ou le contrat : facturation à l’avance, par étapes, mensuelle, ou à l’issue de la mission. Les factures sont envoyées par voie électronique, sauf demande spécifique du client.

  • •Le délai de paiement standard est de 30 jours calendrier à compter de la date de facture, sauf autre délai convenu par écrit.
  • •En cas de retard de paiement, Vyntelia peut appliquer, de plein droit et sans mise en demeure préalable, des intérêts de retard au taux légal ou au taux contractuel convenu, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de recouvrement.
  • •En cas de non-paiement persistant, Vyntelia se réserve le droit de suspendre les prestations ou de résilier le contrat, sans préjudice du droit de réclamer les montants dus et les dommages éventuels.

Toute contestation d’une facture doit être adressée par écrit à Vyntelia dans un délai raisonnable et motiver précisément les éléments contestés. L’absence de contestation dans ce délai vaut acceptation.

Article 6 – Annulation, report et remboursement

Les règles d’annulation, de report et de remboursement applicables aux prestations de Vyntelia sont décrites dans la politique de remboursement, qui fait partie intégrante des présentes Conditions générales. Des dispositions spécifiques peuvent être reprises dans certains contrats.

Les demandes de report sont examinées de bonne foi et acceptées dans la mesure du possible, compte tenu des contraintes de planification et des engagements déjà pris. Les annulations tardives peuvent donner lieu à une facturation partielle ou totale, afin de couvrir les coûts engagés et les pertes de planification.

Article 7 – Obligations du client

Le client s’engage à collaborer activement à la bonne exécution des prestations. À ce titre, il fournit à Vyntelia, en temps utile, les informations, accès, validations et ressources nécessaires.

  • •Le client désigne un ou plusieurs interlocuteurs disposant de l’autorité et des connaissances nécessaires pour représenter l’organisation.
  • •Le client veille à ce que les participants aux parcours soient informés de la nature des activités, des dates planifiées et des modalités pratiques.
  • •Le client garantit que les documents et informations communiqués à Vyntelia ne violent pas les droits de tiers et ne contiennent pas de données illégalement obtenues.

En cas de manquement substantiel du client à ses obligations de collaboration, Vyntelia peut adapter le calendrier, suspendre les prestations ou, en dernier ressort, résilier le contrat, moyennant notification préalable et sans préjudice du droit à rémunération pour les prestations déjà réalisées.

Article 8 – Propriété intellectuelle et droits d’usage

Sauf disposition contraire, Vyntelia conserve l’ensemble des droits de propriété intellectuelle sur ses méthodes, contenus, supports pédagogiques, scripts d’atelier, modèles d’outils, ainsi que sur les livrables produits dans le cadre des prestations.

  • •Le client bénéficie d’un droit d’usage interne, non exclusif, non cessible et limité à ses propres besoins organisationnels.
  • •Toute reproduction, diffusion à des tiers extérieurs à l’organisation, commercialisation, ou adaptation substantielle de ces contenus nécessite l’accord écrit préalable de Vyntelia.
  • •Vyntelia peut réutiliser, de manière anonymisée, des enseignements, structures ou modèles issus d’un projet pour d’autres missions, sauf engagement de confidentialité particulier.

Article 9 – Confidentialité

Vyntelia et le client s’engagent à traiter comme confidentielles les informations non publiques échangées dans le cadre des prestations, y compris les données relatives à l’organisation, aux processus internes, aux résultats des audits et aux retours des participants.

Sauf accord contraire, Vyntelia peut toutefois citer le nom et le logo de l’organisation cliente dans ses références commerciales, sans divulguer de détails confidentiels sur le projet. Le client peut s’y opposer par simple notification écrite s’il estime que cette visibilité pourrait lui porter préjudice.

Article 10 – Non-sollicitation

Sauf accord contraire, le client s’engage à ne pas solliciter directement, ni engager, sans l’accord écrit de Vyntelia, les collaborateurs ou consultants indépendants qui interviennent pour Vyntelia dans le cadre du projet, pendant la durée des prestations et durant une période de 12 mois après leur achèvement.

En cas de violation de cette clause, une indemnité forfaitaire raisonnable peut être réclamée, afin de compenser les investissements de Vyntelia dans la sélection, la formation et la coordination de ces personnes.

Article 11 – Données personnelles

Les traitements de données personnelles effectués par Vyntelia dans le cadre de l’exécution des contrats sont décrits dans la politique de confidentialité et, le cas échéant, dans des annexes spécifiques conclues avec les clients lorsque Vyntelia agit en qualité de sous-traitant.

Article 12 – Limitation de responsabilité et force majeure

Les principes détaillés de responsabilité et de force majeure sont décrits dans les conditions de service. En résumé, Vyntelia n’est pas responsable des dommages indirects ou immatériels et sa responsabilité globale est, sauf disposition impérative contraire, limitée au montant des honoraires perçus pour la partie de la prestation à l’origine du dommage.

Article 13 – Droit applicable et règlement des litiges

Les présentes Conditions générales sont régies par le droit belge. Les parties s’efforceront de résoudre à l’amiable tout différend relatif à leur interprétation ou à leur exécution. À défaut de solution amiable dans un délai raisonnable, les tribunaux francophones de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles sont en principe compétents, sans préjudice des règles impératives applicables.

Article 14 – Version, mise à jour et langue

Vyntelia peut adapter les présentes Conditions générales pour tenir compte de l’évolution de ses services et des exigences légales. La version en vigueur est celle publiée sur le site. En cas de divergence d’interprétation entre différentes traductions, la version française peut être prise comme référence, sauf indication contraire dans le contrat.