Vyntelia Conditions d’annulation et de remboursement
La présente politique décrit les règles appliquées par Vyntelia SRL en matière d’annulation, de report et de remboursement pour les prestations de culture numérique (parcours, ateliers, audits, accompagnements). Elle s’applique sous réserve de dispositions plus spécifiques prévues dans un contrat ou un devis signé.
Lorsque la loi impérative (notamment le droit de la consommation) accorde des droits plus favorables au client agissant en tant que consommateur, ces dispositions prévalent sur les clauses contractuelles et sur la présente politique.
1. Champ d’application
- •La politique de remboursement s’applique à toutes les prestations facturées par Vyntelia SRL, sauf mention explicite contraire dans le contrat.
- •Elle couvre les parcours récurrents de culture numérique, les audits, les ateliers ponctuels, l’accompagnement stratégique et les prestations de conseil.
- •Elle ne s’applique pas aux services fournis par des tiers (hébergement, restauration, location de salles, licences logicielles, etc.), même lorsque Vyntelia facilite la coordination.
Clients professionnels et particuliers
La majorité de nos clients sont des organisations agissant à des fins professionnelles. Dans ce cas, le droit de la consommation ne s’applique généralement pas, et la relation est principalement régie par le contrat et le droit belge des obligations.
Lorsqu’une personne physique agit en tant que consommateur au sens du droit belge et européen (par exemple en finançant elle-même une formation à des fins non exclusivement professionnelles), des droits spécifiques peuvent s’appliquer, notamment un droit de rétractation pour les contrats à distance.
2. Parcours récurrents de culture numérique
Les parcours Essentiel, Équipe étendue et Leadership sont généralement conclus pour une durée déterminée (par exemple 6 ou 12 mois) et facturés mensuellement ou par période définie dans le contrat.
- •Annulation avant le démarrage. En cas d’annulation écrite par le client plus de 30 jours calendrier avant la première séance prévue, aucun montant n’est dû, sauf frais déjà engagés (par exemple location ferme de salle), dûment justifiés.
- •Annulation tardive. Si l’annulation intervient moins de 30 jours avant le démarrage, Vyntelia peut facturer jusqu’à 30 % du montant contractuel de la première période, afin de couvrir le temps de préparation et les engagements pris.
- •Résiliation en cours de parcours. La résiliation anticipée d’un contrat à durée déterminée doit être motivée et notifiée par écrit. Les modalités (indemnité de résiliation, poursuite de certaines séances, etc.) sont précisées dans le contrat ou négociées au cas par cas.
Report de séances dans un parcours
Plutôt qu’une annulation pure et simple, les parties peuvent convenir de reporter certaines séances, dans la limite des disponibilités de Vyntelia et des contraintes du client.
- Les demandes de report doivent être formulées par écrit dès que possible.
- Un délai minimal de notification (par exemple 7 jours ouvrables) peut être exigé.
- Au-delà d’un certain nombre de reports ou en cas de répétition, Vyntelia peut facturer des frais de replanification.
Les modalités précises de report sont généralement mentionnées dans le contrat ou le devis, selon la nature du parcours.
3. Audits, ateliers ponctuels et accompagnement
Pour les missions ponctuelles (audit de maturité, atelier isolé, intervention en conférence, accompagnement stratégique court), la politique d’annulation vise à trouver un équilibre entre la flexibilité pour le client et la couverture des coûts pour Vyntelia.
- •Annulation plus de 15 jours avant la date. Aucun montant n’est dû, sauf frais externes déjà engagés et non remboursables (salles, transports, etc.).
- •Annulation entre 15 et 7 jours avant la date. Vyntelia peut facturer jusqu’à 50 % du montant prévu pour l’intervention.
- •Annulation moins de 7 jours avant la date. Vyntelia peut facturer jusqu’à 100 % du montant prévu, en particulier lorsque la replanification est difficile ou impossible.
Cas de force majeure
En cas de force majeure (au sens du droit belge) affectant le client ou Vyntelia, les parties s’engagent à se notifier mutuellement la situation et à chercher une solution adaptée : report des séances, adaptation du mode d’intervention, aménagement des délais, etc.
Lorsque la force majeure est reconnue, les annulations ou reports ne donnent pas lieu à des indemnités de résiliation, mais les prestations déjà réalisées restent dues.
4. Clients consommateurs et droit de rétractation
Lorsqu’une personne physique conclut un contrat avec Vyntelia à des fins qui n’entrent pas principalement dans le cadre de son activité professionnelle, elle peut être considérée comme consommateur au sens du droit belge et européen.
- •Contrats à distance. En cas d’achat de services en ligne ou à distance, un droit de rétractation de 14 jours peut s’appliquer, sauf exceptions prévues par la loi.
- •Exécution avant la fin du délai. Si le client demande expressément que le service commence avant l’expiration du délai de rétractation, il peut renoncer à ce droit ou être redevable d’un montant proportionnel aux services déjà fournis.
- •Information préalable. Les informations relatives au droit de rétractation (lorsqu’il s’applique) sont communiquées au plus tard au moment de la conclusion du contrat.
Remboursement en cas de rétractation valable
Lorsque le client consommateur exerce valablement son droit de rétractation, Vyntelia rembourse les sommes perçues dans un délai raisonnable et au plus tard dans les délais prévus par le droit applicable, en utilisant le même moyen de paiement que celui utilisé pour la transaction initiale, sauf accord différent.
Si des services ont déjà été fournis à la demande expresse du client avant la rétractation, le montant remboursé est réduit pour tenir compte de la partie déjà exécutée du contrat.
5. Procédure de demande de remboursement
Toute demande de remboursement ou d’avoir doit être formulée par écrit afin de pouvoir être traitée de manière structurée et traçable.
- Envoyer un e-mail à [email protected] avec pour objet « Demande de remboursement ».
- Préciser le nom de l’organisation ou de la personne, la date de la prestation concernée et le numéro de facture.
- Expliquer la raison de la demande (annulation, rétractation, contestation, erreur matérielle, etc.).
- Joindre le cas échéant tout document utile (contrat, e-mail de confirmation, preuve de paiement).
Vyntelia analyse chaque demande de bonne foi et répond dans un délai raisonnable, en indiquant, le cas échéant, les montants qui peuvent être remboursés ou imputés sur une facture ultérieure.
Questions et litiges
En cas de désaccord sur l’application de la présente politique, Vyntelia encourage un dialogue direct et constructif pour rechercher une solution amiable, en tenant compte des contraintes et intérêts de chacune des parties.
À défaut d’accord, les litiges sont tranchés conformément aux conditions de service de Vyntelia, qui précisent le droit applicable et les juridictions compétentes. Rien n’empêche toutefois les parties de recourir volontairement à une médiation.